Формирование имиджа компании, развитие партнерских взаимоотношений, решение актуальных задач внутри предприятия, продвижение нового продукта на рынке — для организации деловых мероприятий достаточно много целей и причин. Бизнес-сообщество в России развивается, выходит на новый уровень, и, вместе с тем, повышаются требования к проведению деловых мероприятий.
Кому поручить организацию делового мероприятия?
Вопросы устройства мероприятий различного уровня и формата успешно освоены Event-компаниями, которые постоянно совершенствуют свой опыт. Такие агентства способны предусмотреть все детали предстоящего события, организовать официальные и неформальные мероприятия, включая трансфер, обслуживание и связь с прессой. Кроме того, сотрудники еvent-компаний знают, как работать в пределах установленного бюджета, проявляя креативность и умение оптимизировать расходы. Выбирая подходящее агентство для организации деловых праздников, можно заручиться рекомендациями своих партнеров либо участников ранее проведенных событий.
Если по какой-то причине руководство предприятия не может заключить договор с Event-компанией, то можно поручить организацию мероприятия своим сотрудникам. В этом случае необходимо начать подготовку события не менее чем за два месяца.
Как организовать деловое мероприятие силами компании?
В первую очередь, приказом руководителя назначаются ответственные сотрудники, входящие в команду по организации делового мероприятия. Количество ответственных лиц определяется в зависимости от уровня и формата мероприятия. Нельзя «свалить» все на плечи двух-трех человек, если предполагается проведение значимого события — от этого качество организации только потеряется.
Команда сотрудников определяет цель, формат и концепцию предстоящего события. Мероприятие может быть ориентировано на содержание (знакомство с новым продуктом или услугой, распространение передового опыта, повышение квалификации и прочие информационные задачи) или на установление бизнес-контактов (как внешних, так и внутренних).
Четко поставленные цели и задачи помогут выбрать формат делового мероприятия:
- Бизнес-завтрак
- Выставка
- Демо-день
- Конференция
- Конгресс
- Круглый стол
- Презентация
- Переговоры
- Пресс-конференция
- Праздник
- Семинар
- Совещание
- Симпозиум
- Тренинг
- Форум и другие деловые события
Немаловажно изучить целевую аудиторию участников мероприятия, чтобы максимально учесть их потребности и мотивы.
Следующим этапом подготовки становится составление подробного плана действий, который включает несколько разделов: предварительная работа, собственно событие, «последействие». Будет целесообразно поручить одному из членов команды собрать информацию по успешно реализованным событиям других компаний, чтобы обобщить имеющийся опыт и адаптировать его к условиям предприятия. В общих чертах, подготовка мероприятия должна быть направлена на техническое оснащение, программу события, обслуживание участников, взаимодействие с прессой.
Надо помнить, что каждый формат делового мероприятия имеет свои особенности. Так, организация конференции включает подготовку и публикацию материалов, например, в виде сборников. Успех семинара зависит от «звездного» спикера, а переговоры от создания доброжелательной атмосферы. Все эти тонкости необходимо учитывать при организации делового мероприятия силами компании.
