Праздник-мейкеры решают все
Немногие берутся за организацию проведения корпоративного праздника своими, что называется, голыми руками. Но тут важно постучаться в правильную дверь. В настоящее время существует множество PR-компаний или рекламных агентств. Если вы планируете проведение PR-акции, то есть смысл воспользоваться их услугами, но если речь идёт о милой корпоративной вечеринке или встрече нового года, то идти к ним, откровенно говоря, будет неумно. Ведь они сами ничего делать не будут, а, просто, выполняя роль посредников, пойдут в фирму, которая фокусируется на профессиональной подготовке и организации корпоративных праздников. Те, в свою очередь, начнут связываться с музыкантами, ведущими и т.д. Сами понимаете, что платить придётся всем. Поэтому, оптимальным решением в вашей ситуации будет подыскать не очень мелкую, но и не очень крупную компанию, которая креативно организует и проводит праздники. Можно и ещё проще. Если вы хотите иметь у себя в гостях известных музыкантов, то просто поищите в Интернете их сайт и свяжитесь с ними напрямую. После того, как Вы определились с исполнителем, а он согласился выступить на вашем корпоративном празднике, то составьте с ним договор, и оговорите в нём условия оплаты и ваши совместные действия в условиях форс-мажора.
И самый главный совет — никогда не пускайте организацию Вашего корпоративного мероприятия на самотёк. Даже самый достойный уважения исполнитель всё равно нуждается в контроле. Помните, проверками подготовку к мероприятию не испортишь.
Некоторые фирмы — праздник-мейкеры предоставляют клиенту личного администратора-консультанта, назначение которого — полностью контролировать, (вместе доверенным лицом заказчика) подготовку, организацию и проведение мероприятия от «А» до «Я». Напомним, что все корпоративные мероприятия — делятся на корпоративные праздники, деловые мероприятия, и PR и promotion акции. Праздники, в свою очередь, делятся на три вида: юбилеи компании, календарные праздники и профессиональные праздники. День учителя или День Милиции у нас перешли, кстати, из профессиональных в разряд народных праздников. Деловые мероприятия тоже можно разделить на семинары, конференции, переговоры и презентации. В соответствии с этими тремя типами мероприятий выбирается и подход к организации, подготовке и их проведению. Понятно, что корпоративные праздники допускают наибольшее разнообразие в подходах, а вот деловые мероприятия требуют педантичности, методичности и ответственности.
Но, независимо от вида корпоративного мероприятия, существуют общие правила по их организации и проведению.
В первую очередь, должна быть поставлена чёткая задача перед корпоративным мероприятием, будь то вечеринка, семинар или PR акция.
Второе — надо составить подробный план корпоративного мероприятия.
Третье — составить смету мероприятия.
Четвёртое — провести соц. опрос своих сотрудников и учесть их пожелания по проведению корпоративного мероприятия.
Пятое — решить, кто будет организовывать мероприятие, и найти исполнителя.
Этот момент является ключевым и решающим в судьбе вашего корпоративного мероприятия. Прежде чем обращаться в какую-то компанию, поинтересуйтесь у своих друзей и знакомых, кто и как себя зарекомендовал. Однажды мы просто ткнули пальцем в рекламное объявление, набрали телефон рекламного агентства… и вот, что из этого получилось… Корпоративное мероприятие у нас было запланировано на природе. Мы позвонили в отдел заказов одной компании, нам предложили площадку. Все нам приглянулось, и местность, и речка и берёзовая рощица…Сделали заказ. На наше корпоративное мероприятие собралось 300 человек. Пригласили и просто ведущих, и ведущих музыкантов. Начиналось всё чисто шикарно. Со вкусом сервированные столы, кругом яркие шатры, разноцветные ленты развеваются… Но когда музыканты свою аппаратуру из мини-вэна выгрузили, и собрались, было, начинать вести программу, тут выяснилось, что не хватает пустячка — электричества. Через 20 минут ребята где-то раздобыли мощный генератор и проблема отпала. Всё шло хорошо, за исключением, что стояла жара, все хотели пить. Воды оказалось явно недостаточно, а кран для наполнения пивных кружек был только один на 300 человек! И вдруг безоблачное с утра небо затянуло чёрными тучами и хлынул ливень. Все шатры, под которыми стояли музыканты, и был накрыт шведский стол, размокли и расклеились на глазах. Музыканты даже не успели свернуть аппаратуру. Они ругались, как музыканты. Но безвыходных положений не бывает, и мокрую аппаратуру перетащили в кафе. Пол в кафе стал мокрым и грязным из-за дождя и, на нём начались танцы. Одна женщина упала, ей в суете раздавили очки, она осколками порезала лицо… Всё закончилось приездом скорой помощи. Танцы возобновились минут через двадцать после её отъезда. Инцидент забылся — все, в конечном итоге, обсохли и остались довольны. Что касается той женщины, которую с порезанным лицом увезла скорая, остаётся только гадать… Веселье могло бы быть всеобщим, если бы заказать в фирме занимающейся установкой шатров, один большой шатёр на 300 человек, маленький шатёр для кухни. Затем, заказать кейтеринг и заказать машину с мощным генератором. Эти примеры доказывают, что к организации корпоративных мероприятий надо подходить серьёзно и доверять подготовку, организацию и проведение Ваших корпоративных мероприятий, только проверенным профессионалам. Только те, кто занимается праздниками не один год, способны продумать все до мелочей, найти лучших надёжных партнёров и даже выполнить по вашему желанию мониторинг всех фирм и услуг.
