Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы.
И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчинённым мозги и направить их на путь истинный.
С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности, единственное предназначение нормативного документа — ответить на вопрос исполнителя “Что делать?” перед началом работ и на вопрос руководителя “Кто виноват?” в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Всё остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.
Назначение должностной инструкции — объяснить подчинённому, что от него требуется. Мотивировать подчинённого к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчинённый бросится её выполнять. Совсем нет, руководителю придётся его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчинённого можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчинённого и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к “чистке” документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа “исполнитель обязан…”, “исполнитель должен…”. Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: “Он побежал…”, “Она сделала…”. Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчёркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.
Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям.
Ещё одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию — и вы с лёгким сердцем сократите её раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!
Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному.
Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?
Раздел 1 “Общие положения”. Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет своё представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?
Раздел последний “заключительные положения”. То же самое.
Раздел 2 “Цели и задачи”. С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать “на автопилоте” или просто позаимствовать из другого документа, то к “Целям и задачам” нужно приступать чётко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел “Функции” можно поручить составлять подчинённому, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но “Цели и задачи” должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.
Как правильно сформулировать цели?
Правило четвёртое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если — починки сарая, то причём коммунизм?
Правило пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А — Б — В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б — вы и так там будете!
Правило шестое: избегайте несвязанных или, ещё хуже, противоположных целей. Помните пословицу: “В огороде бузина, а в Киеве дядька”.
И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель — это то, что в боевом приказе на наступление называется “направлением дальнейшего движения”. Важно, чтобы ваши подчинённые не перепутали тыл с фронтом, всё остальное — детали.
Теперь о задачах
Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.
Закройте глаза и представьте вашего подчинённого, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчинённый будет отчитываться о выполненной работе — значит вы плохо поставили задачу!
Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчётности!
Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.
Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.
Раздел 3 “Функции” занимает по объёму около 60% всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.
Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте “самого” шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в должностной инструкции будет называться “функцией”.
Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: “выполнено или нет”, можно было ответить односложно. “Да, да”, “нет, нет”; а что сверх этого, то от лукавого”. Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчинённый выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?
Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.
Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например:
Цели: 1) ускорение развития страны, 2) подъём трудовой активности масс, 3) формирование нового человека, 4) утверждение социалистического образа жизни.
Соответствующие задачи: 1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень, 2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые…
Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия): 1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых… 2) партия придаёт особое значение усилению… 3) предстоит осуществить комплекс мер… 4) будет проводиться линия на… 5) будет делаться всё необходимое для… 6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения… 7) партия считает задачей первостепенной важности… 8) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания, 9) партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.
Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе — с использованием глаголов в неопределённой форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: “намечается/предстоит осуществить то-то и то-то”, “будет сделано то-то и то-то”, “партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то”. Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.
Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним — пишите проще!
Правило одиннадцатое. Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчинённого. Как убедиться, что с этим все в порядке?
Есть один технический приём. Включите в регламент рабочей операции раздел “обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента”. Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах “Цели и задачи” и “Функции”. Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?
Обратите внимание, что система нормативных документов — это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки — смотри правило десятое.
Правило двенадцатое: люди — для того, чтобы принимать решения. Многие авторы должностных инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но должностная инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство должностных инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?
Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить “по команде”. Если вы не решаетесь прямо доверить подчинённому принимать определённые решения — не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчинённого от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть чёткое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.
Мы рассмотрели двенадцать правил составления должностных инструкций. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.
Проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, “размывают” и “раздувают” должностные инструкции. Тем самым они создают определённый “люфт” в отношениях. И начальники и подчинённые получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости чётко ставить задачи, подчинённые — безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.
